Atto Notarile, evoluzione
Definizione di atto notarile:
L’atto notarile (o rogito) è il documento rogato, ossia redatto con le prescritte formalità , da un notaio, che ha, pertanto, efficacia di atto pubblico ai sensi dell’art. 2699 del Codice civile.
L’atto pubblico deve essere redatto dal notaio; se non è stato scritto personalmente dal notaio, deve essere da lui letto alle parti, che devono essere tutte presenti contemporaneamente davanti al notaio; deve essere scritto in lingua italiana (eventualmente, con la traduzione in lingua straniera) ed essere sottoscritto dalle parti e dal notaio nello stesso momento; deve essere conservato (salvo casi eccezionali) nella raccolta degli atti del notaio, ed è quindi soggetto al controllo del conservatore dell’archivio notarile; a prescindere dal supporto sul quale è registrato.
L’atto notarile nella sua forma più classica raccoglie quindi le informazioni necessarie per la sua stesura e le esplica per iscritto.
La registrazione delle informazioni inerenti tale procedura sono molteplici e richiedono delle competenze specifiche; in uno studio notarile chi segue l’atto nella sua interezza è generalmente l’impiegata /o, che diventa anche colei che gestisce i tempi di istruttoria/scritturazione/realizzo pre stipula.
Ad oggi, la gestione dello studio notarile non è incentrata solo sulla stesura dell’atto ma anche sulla capacità e velocità di recuperare una serie di informazioni a corredo che servono per istruire l’atto.
Ecco che nasce il termine Pratica Notarile o Fascicolo Notarile, che contiene tutte le informazioni prodotte e necessarie per poter stipulare l’atto.
La caratteristica della Pratica Notarile Informatica (che contiene al suo interno: documenti, messaggi e-mail, allegati, immagini acquisite via scanner e/o via internet, ecc..) deve consentire al Notaio ed ai collaboratori di avere tempi di risposta immediati.
Conoscere l’evoluzione temporale della pratica notarile informatica, è la base per poter seguire, gestire il proprio studio ossia conoscere sempre in tempo reale la potenzialità e la capacità produttiva del proprio studio, ed avere gli strumenti per poter gestire il lavoro delle proprie collaboratrici o collaboratori in funzione del tempo di creazione dell’atto.